EFV Teil 4: Beratungsgespräch und Konfliktgespräch – Gesprächsführung im EFV

Wir beschäftigen uns in diesem Teil der Reihe zum Eignungsfeststellungsverfahren (EFV) mit den unterschiedlichen Gesprächstypen, die in der entsprechenden Übungsform im Verfahren zur Anwendung kommen.

Diese werden entweder als Konflikt-/Kritik- oder als Beratungsgespräch gekennzeichnet, aber in den meisten Fällen ergeben sich aus dem Setting Anhaltspunkte für beide Gesprächsformen.

Ablauf: 15 Minuten Vorbereitung, 15 Minuten Gespräch

Auch bei dieser Übung kann der „Flurfunk“ vor Beginn der Vorbereitungszeit helfen, sich auf das Gesprächsthema mental einzustellen und ein erstes Brainstorming vorwegzunehmen, wobei in jedem Assessment-Center nicht nur ein Setting zur Anwendung kommt.

Grundsätzlich haben Sie 15 Minuten Zeit, um sich auf das Gespräch vorzubereiten, das dann auch genau 15 Minuten dauert. Sie sprechen dabei mit speziell trainierten Rollenspielerinnen und Rollenspielern, die bemüht sind, eine einigermaßen realistische Gesprächssituation zu simulieren.

Sie entscheiden zu Beginn die Sitzordnung während des Gesprächs, wobei ich grundsätzlich die weniger konfrontative Möglichkeit, über Eck zu sitzen, empfehlen würde.

Kritikgespräch und Beratungsgespräch im Vergleich

Während einmal erwartet wird, dass Sie ein sehr strukturiertes, eher förmliches Gespräch mit klarer Zielsetzung führen, in dem die Lehrkraft die erwartete Verhaltensänderung sowie zu erwartende Konsequenzen erfährt, soll bei der Beratung die Lehrkraft selbst die Lösung des Problems finden und wird dabei von Ihnen mit gezielten Impulsen und Klärungsfragen unterstützt.

Die folgende Gegenüberstellung zeigt die Phasen in beiden Gesprächstypen (das Beratungsgespräch kann sich auch an ein Kritikgespräch anschließen):

Ziel

• Kritikgespräch: Die Lehrkraft kennt die erwartete Verhaltensänderung und die möglichen Konsequenzen.
• Beratungsgespräch: Die Lehrkraft kann selbst eine Lösung für ihr Problem finden.

Rolle

• Kritikgespräch: Entscheider/in
• Beratungsgespräch: Unterstützer/in

Zeit

• Kritikgespräch: Max. 15 Minuten. Ausnahme: ernsthafte Bitte um Beratung (erst nach deutlichem Abschluss des Kritikgesprächs)
• Beratungsgespräch: Ca. 45 Minuten

Setting

• Kritikgespräch: Schulleitungsbüro (eigenes Terrain), kein kollegialer Rahmen (Kaffee und Gebäck)

Orientierungsphase

• Kritikgespräch: Anlass nennen: „Der Anlass ist …“ statt „Schön, dass Sie gekommen sind …“; „Ich erwarte von Ihnen …“ statt „Ich bitte Sie …“. Ablauf erläutern.
• Beratungsgespräch: Beziehungsebene: Akzeptanz; Selbstinstruktion: Hilfe zur Selbsthilfe. Inhaltsebene: Thema, angestrebtes Ziel („Was genau soll das Ergebnis sein?“). Kontrakt: Rollen, Thema, Zeitrahmen, Vorgehen

Klärungsphase

• Kritikgespräch: Situation (Vorfall, Beschwerde …) erläutern: Daten und Informationen präzise klären, kein Hörensagen, Zeugen; es muss nicht zuerst etwas Positives gesagt werden. Gründe nennen, warum das gezeigte Verhalten nicht akzeptabel ist. Stellungnahme der kritisierten Person (Gegenangriffe und Schuldzuweisungen an Dritte sind nicht Thema; bei weitschweifigen Detailerklärungen fokussieren). Versuch einer gemeinsamen Definition des Sachverhalts – das Gespräch kann hier enden, wenn der Tatbestand geklärt und kein Anlass für Kritik mehr gesehen wird.
• Beratungsgespräch: Freie Problemdarstellung. Sondierungsfragen zu Person, Rolle, System (der Lehrkraft, nicht der Schulleitung muss etwas klarer werden). Zirkuläres Fragen, Skalierungs-, Wunder- und Ausnahmefrage. Situation, Ursachen, wahrscheinliche Konsequenzen

Veränderungsphase

• Kritikgespräch: Änderungsverlangen wörtlich vorformulieren (unter Berücksichtigung der Stellungnahme). Fakultativ, wenn von der Lehrkraft gewünscht: Vorschläge für Änderungsmöglichkeiten, Unterstützungsangebote
• Beratungsgespräch: Sammlung von Lösungsmöglichkeiten (Prozess- oder Expertenberatung), Bewertung von Lösungsalternativen

Abschlussphase

• Kritikgespräch: Der Lehrkraft ist klar, was von ihr erwartet wird. Mitteilung der Konsequenzen. Absprachen zum weiteren Verfahren und Verfahrensverpflichtungen (z. B. wer informiert werden darf, wenn die Lehrkraft Probleme bei der Veränderung hat)
• Beratungsgespräch: Entwicklung eines konkreten Handlungsplans. Kontrakt: „Ich werde …“. Bei Bedarf neuer Beratungstermin

Nach dem Gespräch

• Kritikgespräch: Kontakt nicht vermeiden, sondern eher verstärken; positive Zusammenarbeit unterstreichen; Nachhaltigkeit gewährleisten; Dokumentation/Protokoll für die Beteiligten

Allgemeine Hinweise zur Gesprächsführung im EFV

• Grundsätzlich sind die Settings so angelegt, dass in jeder Beratungsanfrage meistens auch ein Kritikpunkt versteckt ist, der angesprochen werden sollte, und dass jedes Kritiksetting Beratungsaspekte enthält, die zumindest thematisiert werden sollten.
• Dabei ist es allerdings wichtig, erst den Kritikanteil sachlich und klar abzuschließen, bevor Sie auf eine Beratungsebene wechseln. Dieser Wechsel der Gesprächsebene sollte transparent sein.
• Ein Beratungsgespräch ist ein Coachinggespräch und basiert grundsätzlich auf Freiwilligkeit.
• Der oder die Beratende ist für den Prozess verantwortlich, die Verantwortung für die Lösung bleibt bei der ratsuchenden Person: „Ich werde Sie bei der Suche nach Lösungen unterstützen, bei Bedarf selbst Lösungen vorschlagen, wobei nur Sie allein entscheiden, welche Schritte Sie letztlich unternehmen möchten. Die Verantwortung für Ihr weiteres Handeln liegt weiterhin ganz bei Ihnen.“
• Nehmen Sie sich Zeit für die Diagnose! Gehen Sie dem Setting nicht auf den Leim und lassen Sie sich das Spiel bzw. den Film nicht aufzwingen!
• Wichtig: Bleiben Sie immer wertschätzend und suchen Sie im Setting (Vorbereitungstext) nach Hinweisen dafür, z. B. „seit 20 Jahren an der Schule“, „gute Künstlerin“.
• Bleiben Sie möglichst immer in Ihrer Rolle als Schulleiterin oder Schulleiter.
• Konzentrieren Sie sich auf die Sachebene und wechseln Sie nicht auf die Beziehungsebene.
• Bleiben Sie immer emotional distanziert, aber wertschätzend.

Verlauf eines Beratungsgesprächs

1. Das Ziel der ratsuchenden Person klären. Achtung: nur zuhören. Nicht sofort auf überzogene Forderungen der Lehrkraft (bzw. der Rollenspielerin oder des Rollenspielers) reagieren, wenn sie z. B. den Leistungskurs wegen der vielen Korrekturen loswerden möchte. Aber auch das eigene systemische Ziel als Schulleitung klären: Die Schülerinnen und Schüler haben ein Anrecht auf kontinuierlichen Unterricht, der Unterricht muss laufen, die Kolleginnen und Kollegen brauchen Vertrauensschutz und Planungssicherheit – und gleichzeitig muss die Lehrkraft Freude an ihrem Beruf haben und gesund bleiben.
2. Zustand klären. „Was konkret empfinden Sie als Belastung?“ „Ich habe Sie immer als engagierte Kollegin wahrgenommen. Was ist in der Zwischenzeit passiert?“ „Auf welchen Gebieten engagieren Sie sich außerunterrichtlich?“ Skalierungsfrage nach der Zufriedenheit!
3. Zugangsmöglichkeiten. „Lassen Sie uns gemeinsam darüber nachdenken, wie wir Ihre früher vorhandene berufliche Zufriedenheit wiederherstellen können, und lassen Sie uns gemeinsam einen Blick darauf werfen, wie unsere Schule Ihnen bei diesem Prozess weiterhelfen und Sie im Rahmen des Machbaren und Möglichen unterstützen kann.“ Achtung: Nicht über den Tisch ziehen lassen! Machen Sie Angebote zur Entlastung, die mit der ADO (Allgemeine Dienstordnung) und Ihrer Rolle als Schulleitung vertretbar sind, z. B. weniger Pausenaufsichten oder in der Korrekturzeit weniger Vertretungsunterricht. Aber: Über die Unterrichtsverteilung reden wir erst wieder zum neuen Schuljahr. Skalierungsfrage: „Wer müsste Sie unterstützen, damit Sie eine 8 ankreuzen?“
4. Abschluss und Vereinbarungen. „Hat Ihnen das schon geholfen?“ „Was sind Ihre nächsten Schritte?“ (Handlungsplan) „Welche Unterstützung brauchen Sie?“
5. Vereinbarungen dokumentieren (z. B. Fortbildung oder Information an die Vertretungsplanung) und einen Folgetermin vereinbaren, bis zu dem die Vereinbarungen umzusetzen sind.

Verlauf eines Konfliktgesprächs

1. Ziel: Welches Ziel will ich erreichen? Den Einstieg entsprechend den Vorgaben machen. Wichtig: Die Umsetzung eines Konferenzbeschlusses wird nicht diskutiert. Aber: Als rollenklare und -sichere Schulleitung muss ich nicht schulmeisterlich im Ton oder mit Zeigefingergestik auftreten. Denn wichtig ist auch das zweite Ziel: Als Personalverantwortliche bzw. Personalverantwortlicher muss ich die Kollegin arbeitsfähig und -willig halten.
2. Zustandserkundung. Ich muss die Kollegin durch Fragen zum Sprechen bringen; sie sollte den höheren Gesprächsanteil haben. Achtung: Keine Reaktion auf Nebenkriegsschauplätze – keine erneute Diskussion über Beschlüsse oder Dienstpflichten nach ADO; bei Verstößen endet die pädagogische Freiheit. Wichtig: Eventuelle Widerstände erfragen („Können Sie das technisch umsetzen? Waren Sie schon einmal im PC-Raum?“). Am Ende dieser Phase das Herausgehörte kurz zusammenfassen.
3. Zugangsmöglichkeiten erörtern. Welche Möglichkeiten zur Umsetzung gibt es, damit sich auch die Kollegin wieder motiviert und wertgeschätzt fühlt? Fortbildung! Kollegiale Unterstützung! Wichtig: Immer erst die Lehrkraft nach ihren Ideen fragen und diese ggf. auf Karten dokumentieren (vorausgesetzt, es sind keine Arbeitsvermeidungsstrategien wie die Abgabe des Leistungskurses). Danach zeige ich Optionen auf, indem ich Stichworte des Gegenübers aufgreife.
4. Gesamtzusammenfassung der Absprachen. Beispiel: Die Klasse 9b bekommt die Medieneinheit durch die Lehrerin gemäß dem Beschluss der Lehrerkonferenz. Die Lehrerin bittet selbst Herrn Koch oder den Referendar um Unterstützung (Termin nennen). Sie wendet sich an die Fortbildungsbeauftragte (Termin nennen). Rückmeldetermin mit der Schulleitung vereinbaren.

Checkliste: Vorbereitung eines Kritikgesprächs

Einstieg

• Wie kommen wir ins Gespräch? Mit welchen Bemerkungen will ich beginnen?
• Wie leite ich mein Anliegen ein?
• Wie sorge ich dafür, dass der Gesprächspartner, dessen Verhalten ich kritisiere, sich wertgeschätzt fühlt?

Hauptforderung

• Wie lautet meine Hauptforderung, hinter die ich nicht zurückgehen kann? Wie bringe ich sie vor? (Tipp: wörtlich vorformulieren)

Reaktionen

• Welche konkreten Reaktionen erwarte ich?
• Welche Gesprächskrisen erwarte ich und wie will ich damit umgehen?
• Welche Emotionen? Gegenkritik? Blitzableiter? Wie gehe ich damit um?

Verhandlungen

• Welchen Verhandlungsspielraum kann ich einräumen?
• Welche Unterstützungsmöglichkeiten kann oder will ich anbieten?
• Welche Win-win-Lösungen sind für mich denkbar?

Änderungsverlangen

• Welches konkrete Verhalten des Gesprächspartners würde mir zeigen, dass eine Änderung eingetreten ist?
• In welcher Frist soll es auftreten?
• Wie lautet mein konkreter Vorschlag für eine Vereinbarung?

Gesprächsende

• In welcher Weise und unter welchen Bedingungen werde ich das Gespräch beenden?
• Strebe ich eine gemeinsame Gesprächsevaluation an?
• „Wiedervorlage“ (wenn sinnvoll): Wann sollte evtl. ein zweites Gespräch stattfinden, mit welchem Inhalt?

Gesprächsführung üben

Eventuell arbeiten Sie schon in einer Leitungsfunktion und können bei Personal- und Dienstgesprächen das hier Gelernte anwenden. Ansonsten bitten Sie vielleicht Kolleginnen und Kollegen, Freunde oder Verwandte, sich als Rollenspieler zur Verfügung zu stellen, um mit Ihnen ein fiktives Gespräch durchzuspielen und Ihnen ein entsprechendes Feedback zu geben.

Selbstverständlich können Sie auch auf das Coaching-Angebot des ISH zur EFV-Vorbereitung zurückkommen.

Im letzten Teil der Reihe geht es um die Übung, die sich am gezieltesten vorbereiten lässt: Teil 5: Projektplanung und pädagogische Beurteilung von Unterricht.